Es difícil mantener la concentración en la oficina, cuando estamos rodeados de facturas, papeles, estanterías sin un sitio fijo, etc, y es posible que no seamos capaces de realizar las tareas más urgentes que tenemos por delante.Esto significa que debemos contar con los recursos adecuados y con los cuales podamos realizar las tareas eficientemente y disponer de condiciones de confort que permita un desempeño sin distracciones. Por ello, en Cashoffice te damos varios consejos que pueden ayudarte a la hora de la organización en oficinas.
Utiliza estanterías y cajones para una buena organización en oficinas
Debemos dedicar tiempo a limpiar nuestra oficina, para eliminar las cosas que ya no son útiles. Muchas veces perdemos más tiempo buscando lo que necesitamos, que en realizar la tarea que tenemos pendiente. Por ello, este punto es clave a la hora de la organización en oficinas.
Los muebles de oficina, como estanterías y cajones, te permitirán almacenar todo lo que tengas por el medio, y además de organización, te ayudará a tenerlo todo a tu alcance en el momento que sea necesario.
Por ello, su distribución debe seguir una lógica para que cuando necesites cualquier objeto o documento, te sea sencillo de encontrar, y así no perderás tiempo, ni concentración.
Siempre que tengas oportunidad de añadir mobiliario de oficina, busca espacios funcionales, versátiles y prácticos para poder guardar y archivar elementos de trabajo. Por ejemplo, un escritorio pensado para trabajar puede incorporar también cajones debajo. Una pared alta puede aprovecharse con estanterías, etc.
Distribuye de manera lógica a tus empleados
Debemos crear zonas de trabajo en función de las actividades que realice cada trabajador.
Los trabajadores que realicen las mismas funciones deben situarse en una misma zona, de esta manera podrán tener un contacto verbal rápido y más efectivo. Además podrán aprender habilidades y recursos entre ellos que favorecerán su productividad en la empresa y su desarrollo personal.
Tenemos que tener en cuenta cuál es el material necesario que va a requerir cada trabajador para desempeñar su trabajo, y ponérselo a su alcance.
Es recomendable que cada trabajador posea una serie de mobiliario de oficina con cajones donde poder almacenar sus documentos o enseres personales, de modo que pueda organizarse de la manera que él considere oportuna sin entorpecer el orden general establecido en el espacio de trabajo. Esto le proporcionará una sensación de intimidad y de seguridad que tendrá efectos positivos en su rendimiento diario.
También, es necesario, para una buena organización en oficinas, colocar un estante solo para archivar documentos, y así evitar las pilas de carpetas y documentos. Para que el escritorio del trabajador quede lo más limpio posible.
Respecto a los objetos decorativos en los escritorios, deberíamos utilizar los mínimos en mesas de escritorio, ya que con el ordenador, teclado, ratón etc, ocupan una gran parte de la mesa, por ello es preferible colocar los elementos decorativos en muebles auxiliares donde no interfiera en tu desenvolvimiento.
Digitalización de documentos ¡Cada cosa en su lugar!
La automatización y digitalización en una empresa es muy importante, ya que ayuda a al trabajador a realizar mejor su trabajo y a la organización en oficinas.
Para ello, tenemos la oportunidad de crear carpetas compartidas en red, a través de un servidor. De esta forma, será posible el acceso de todos los empleados a estos documentos almacenados en estas carpetas compartidas, Esto es posible gracias a la creación de carpetas compartidas en red. Esto supondrá un aumento de la productividad, simplificando las tareas y los tiempos.
Además, con este sistema se acabaron las pérdidas de documentos importantes, ya que se puede implementar una estructura estandarizada para el mantenimiento de los documentos en las carpetas.
También, podrás establecer normas para clasificar, encarpetar, etiquetar cada tipo de documento. Y archivar según una pauta definida, sea por tipo de documento, proceso administrativo, año o cliente.
Aparatos y dispositivos electrónicos esenciales
Gracias a la tecnología de hoy en día, podemos ahorrarnos el deshornen en algunas oficinas, sacar el máximo partido del espacio y mejorar la eficiencia del trabajador.
Dotar a los trabajadores con Smartphones es un gran ejemplo de eficiencia y organización. Estos dispositivos les permitirán acceder a todos los documentos que necesite en cualquier lugar y momento.
El Escáner, entre otros, podemos decir que es un documento obligatorio en cada oficina, ya que nos permite evitar una avalancha de papeleo y poder acceder a ellos de forma más fácil, sin tener que buscarlos manualmente.
Como podemos ver, laorganización en oficinas no supone un sobreesfuerzo, y nos aporta eficiencia, un mejor estado de ánimo, motiva la inspiración, propicia la creatividad y mejora la productividad personal. Por ello, te animamos a que te pongas manos a la obra.
¡Importante! No debemos olvidarnos de las sillas de oficina, estas, también, juegan un papel muy importante a la hora de que un trabajador realice su trabajo adecuadamente. En nuestra web encontrarás una amplia gama de sillas de oficina ergonómicas al mejor precio.